Politique de confidentialité

La présente politique explique comment vos données personnelles sont utilisées lorsque vous consultez le site Dossards Engagés ou participez au Programme en qualité de représentant d’une Association, de Coureur ou de Donateur.

Elle couvre notamment :

• la navigation sur le site et l’utilisation des cookies ;
• la pré-inscription et les actualités du Programme ;
• les demandes de dossards des Associations ;
• les candidatures des Coureurs et leur transmission aux Associations ;
• la gestion de la participation au Programme via Alvarum ;
• les pages de collecte, les dons et leur suivi.

L’inscription sportive finale et les traitements liés à l’organisation de l’épreuve relèvent de la politique de confidentialité de l’événement, accessible au moment de l’inscription.

La politique de confidentialité d’Alvarum complète la présente politique pour ses services propres, notamment les comptes utilisateurs, les dons et les paiements : https://fr.alvarum.com/gdpr.

Le site est édité par Cadence Running United, qui détermine ses contenus et porte le Programme Dossards Engagés. Son exploitation et la gestion opérationnelle du Programme sont assurées par Alvarum Solutions SAS, au moyen de la plateforme Alvarum. Les responsabilités relatives aux données personnelles sont précisées ci-dessous, selon les traitements concernés.

Cadence Running United

Cadence Running United est l’éditeur du site. Elle détermine les contenus publiés et assure la promotion du Programme. Cette responsabilité éditoriale est distincte des responsabilités relatives aux traitements de données personnelles. Elle n’intervient pas dans la gestion des formulaires, des candidatures, des comptes utilisateurs, des pages de collecte ou des dons.

Lorsque des traceurs sont utilisés pour mesurer les campagnes de promotion du Programme ou constituer des audiences publicitaires, Cadence Running United peut également intervenir dans les traitements liés à ces traceurs. Son rôle, les finalités poursuivies et les destinataires des données sont précisés dans la rubrique « Cookies et mesure d’audience » et dans le module de gestion des cookies.

Cette intervention ne lui donne pas accès aux dossiers de candidature ni aux données des Donateurs détenues dans Alvarum.

Alvarum

Alvarum Solutions SAS assure l’exploitation du site, le fonctionnement de la plateforme et la gestion opérationnelle du parcours Dossards Engagés.

Elle agit en qualité de responsable des traitements dont elle détermine les finalités et les moyens, notamment pour la gestion du site et des formulaires, les pré-inscriptions, l’enregistrement et la transmission des candidatures aux Associations, les comptes utilisateurs, les pages de collecte et les communications qu’elle organise. Elle assure, pour ces traitements, la gestion de ses prestataires, la sécurité des données, l’application des durées de conservation et le traitement des demandes d’exercice des droits.

Alvarum assure l’enregistrement, la transmission et le suivi des candidatures.

Les Associations

L’Association choisie étudie les candidatures qui lui sont adressées, sélectionne et accompagne ses Coureurs et reçoit les dons qui lui sont destinés.

Elle est responsable des traitements qu’elle détermine pour ces activités, pour sa relation avec ses Coureurs et Donateurs et pour le respect de ses obligations administratives, comptables et fiscales.

L’organisateur de l’épreuve

L’entité responsable de l’inscription sportive et de l’organisation de l’épreuve est identifiée dans la politique de confidentialité de l’événement.

Lors de votre navigation, des données techniques sont susceptibles d’être traitées pour assurer le fonctionnement, la disponibilité et la sécurité du site : adresse IP, date et heure de connexion, page demandée et informations relatives au navigateur.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime d’Alvarum Solutions SAS à assurer le fonctionnement et la sécurité du service.

Le site Dossards Engagés est hébergé par OVH, sur des serveurs situés en France, pour le compte d’Alvarum Solutions SAS.

Les données saisies dans les formulaires sont transmises aux services indiqués ci-dessous.

Avant l’ouverture des candidatures, vous pouvez demander à être informé de l’ouverture des demandes pour l’édition concernée.

Vous pouvez également choisir de recevoir les actualités du Programme.

Les données collectées peuvent comprendre :

• votre prénom et votre nom ;
• votre adresse e-mail ;
• votre numéro de téléphone, lorsqu’il est demandé à titre facultatif ;
• vos choix concernant les communications ;
• les informations relatives à l’origine de votre inscription, lorsqu’elles sont collectées conformément à vos choix concernant les traceurs.

L’alerte d’ouverture des candidatures et l’abonnement aux actualités reposent sur vos choix distincts. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment au moyen du lien de désinscription présent dans les messages.

Ces communications sont adressées par Alvarum dans le cadre du Programme Dossards Engagés.

Alvarum assure la gestion des listes et l’envoi des messages, avec l’aide de ses prestataires d’envoi d’e-mails.

La pré-inscription ne constitue pas une candidature et ne garantit pas l’attribution d’un dossard.

Lorsque vous représentez une Association et sollicitez des informations ou demandez des Dossards Engagés, les données collectées peuvent comprendre :

• votre identité, votre fonction et vos coordonnées professionnelles ;
• les informations relatives à votre Association ;
• les événements concernés ;
• le nombre de dossards demandé ;
• les informations nécessaires à l’étude de la demande et au suivi de la participation.

Alvarum utilise ces données pour traiter les demandes d’information, gérer les demandes de dossards des Associations et assurer la gestion opérationnelle et le suivi du Programme.

Selon la situation, ces traitements reposent sur l’intérêt légitime à gérer les échanges professionnels et la relation avec l’Association, ou sur l’exécution d’un contrat lorsque la personne concernée en est elle-même partie.

Les coordonnées professionnelles peuvent également être utilisées par Alvarum pour présenter des événements ou services en lien avec l’activité professionnelle du destinataire, sur le fondement de son intérêt légitime.

Vous pouvez vous opposer à ces communications à tout moment, notamment grâce au lien prévu dans les messages.

Données collectées

Lorsque vous demandez un Dossard Engagé, les données collectées peuvent comprendre :

• votre identité et vos coordonnées ;
• l’épreuve concernée et l’Association choisie ;
• le fait que vous disposiez déjà ou non d’un dossard ;
• votre motivation ;
• votre objectif de collecte et les moyens envisagés pour l’atteindre ;
• votre déclaration de majorité et les confirmations nécessaires au dépôt de la demande ;
• vos choix facultatifs concernant les communications.

Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire. Leur absence peut empêcher l’étude de la candidature ou la poursuite du parcours.

Le Programme s’adresse aux personnes majeures. Si une candidature concernant une personne mineure est identifiée, les acteurs concernés mettent fin au parcours et suppriment les données qui n’ont pas à être conservées.

Étude de la candidature

La candidature est enregistrée dans Alvarum et mise à disposition de l’Association choisie afin qu’elle puisse l’étudier, contacter le Coureur et l’accepter ou la refuser.

La transmission des informations nécessaires à cette Association fait partie du service demandé par le Coureur.

Gestion de la participation

Lorsque la candidature est acceptée, les données sont utilisées pour :

• gérer la participation du Coureur au Programme ;
• permettre le règlement des frais de participation à l’Association ;
• créer et gérer sa page de collecte ;
• accompagner le Coureur et suivre l’atteinte du minimum de collecte ;
• permettre la validation du Dossard Engagé ;
• transmettre les informations nécessaires à la finalisation de l’inscription sportive.

L’Association accède aux informations nécessaires à l’étude de la candidature et à l’accompagnement du Coureur. Alvarum accède aux informations nécessaires à ses missions de gestion et de suivi du Programme.

Les opérations nécessaires à la candidature et à la participation reposent sur les mesures précontractuelles demandées par le Coureur et sur l’exécution des engagements contractuels applicables. Les autres opérations reposent, selon leur finalité, sur une obligation légale ou sur l’intérêt légitime de l’acteur concerné à assurer le suivi et la sécurité du Programme.

Communications

Les communications nécessaires à l’étude de la candidature et au suivi de la participation sont adressées indépendamment de tout abonnement aux actualités.

Le Coureur peut choisir séparément de recevoir les actualités du Programme ou des informations sur d’autres événements et services. Les expéditeurs et le contenu des communications sont indiqués au moment du choix.

Ces communications facultatives reposent sur le consentement, qui peut être retiré à tout moment. Leur refus n’empêche pas le dépôt ni l’étude d’une candidature.

Une fois les conditions du Programme remplies, le Coureur est invité à finaliser son inscription sur la plateforme de l’organisateur de l’épreuve.

Seules les informations nécessaires à cette finalisation et à l’attribution du dossard sont transmises ou mises à disposition à cette fin.

Les traitements liés à l’inscription sportive et à l’organisation de l’épreuve sont décrits dans la politique de confidentialité de l’événement, accessible au moment de l’inscription.

La présente politique continue de s’appliquer aux traitements liés au Programme, notamment au suivi de la collecte, aux dons et à l’accompagnement par l’Association.

Lorsqu’un Donateur effectue un don via Alvarum, les données traitées peuvent comprendre :

• son identité et ses coordonnées ;
• le montant, la date et les références du don ;
• les informations nécessaires au traitement du paiement ;
• les informations nécessaires à l’émission d’un reçu fiscal, lorsqu’il y a lieu ;
• son message et ses choix concernant l’affichage de son identité.

Ces données permettent de traiter et sécuriser le don, d’en assurer le suivi et le reversement à l’Association bénéficiaire et, le cas échéant, de permettre l’émission d’un reçu fiscal.

Selon l’opération et l’acteur concerné, ces traitements reposent sur l’exécution du service demandé, le respect d’obligations légales ou l’intérêt légitime à assurer le suivi et la sécurité des dons.

Les données de paiement sont traitées par les prestataires de paiement concernés dans les conditions décrites lors du paiement et dans leurs informations relatives aux données personnelles.

Le fait de donner ne vaut pas inscription aux communications promotionnelles de Cadence Running United ou d’Alvarum.

Le Donateur peut consentir séparément à recevoir les actualités de l’Association et les informations du Programme. Les émetteurs sont identifiés au moment de ce choix. Le consentement peut être retiré à tout moment.

Les communications nécessaires au traitement du don peuvent expliquer le fonctionnement du Programme. L’envoi de communications promotionnelles repose sur un choix distinct.

L’Association bénéficie d’un accès aux informations nécessaires à l’étude des candidatures, à l’accompagnement de ses Coureurs, au suivi des collectes et à la gestion des dons et des reçus fiscaux.

Le Collecteur accède aux informations nécessaires au suivi de sa collecte, notamment au montant des dons et, selon les choix du Donateur, à son nom et à son message.

Il n’accède pas aux coordonnées bancaires ni aux informations réservées à la gestion administrative ou fiscale du don.

L’anonymat choisi sur la page de collecte concerne l’affichage de l’identité vis-à-vis du public et du Collecteur. Il n’empêche pas l’accès aux données nécessaires par l’Association, Alvarum ou les prestataires de paiement.

Lorsqu’une Association utilise les données pour ses propres activités, elle informe les personnes concernées des finalités, bases légales, destinataires et durées de conservation applicables. Ces traitements relèvent de sa propre politique de confidentialité.

L’accès aux coordonnées d’un Coureur ou d’un Donateur ne permet pas à l’Association de les utiliser librement pour toute communication : elle doit respecter les règles applicables à l’usage envisagé.

Dans la limite de leurs missions et des finalités décrites, les données peuvent être accessibles :

• aux personnes habilitées d’Alvarum ;
• à l’Association concernée ;
• aux prestataires d’hébergement, d’envoi d’e-mails, de maintenance et de paiement ;
• à la plateforme d’inscription sportive et aux entités concernées par la finalisation de l’inscription et l’attribution du dossard ;
• aux fournisseurs de mesure d’audience et de mesure publicitaire et, le cas échéant, à Cadence Running United pour les seuls traitements liés aux campagnes qu’elle organise, selon vos choix et les informations présentées dans le module de gestion des cookies ;
• aux autorités compétentes lorsqu’une obligation légale l’exige.

Les données ne sont ni vendues ni louées.

L’acceptation ou le refus d’une candidature relève de l’Association.

Les données personnelles sont conservées pendant les durées nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique. À l’issue de ces durées, elles sont supprimées ou anonymisées.

Certaines données peuvent être conservées séparément, avec un accès restreint, pour respecter une obligation légale ou gérer une réclamation.

Alerte d’ouverture et actualités

Les données utilisées uniquement pour l’alerte d’ouverture des candidatures sont supprimées au plus tard trois mois après l’envoi de cette alerte, sauf si vous avez également choisi de recevoir les actualités.

Les données utilisées pour les actualités sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou, au plus, pendant trois ans à compter de votre inscription ou de votre dernier contact actif avec l’émetteur.

La simple réception ou ouverture d’un e-mail ne prolonge pas cette durée.

En cas de désinscription, les informations strictement nécessaires au respect de votre choix peuvent être conservées dans une liste d’opposition pendant trois ans.

Candidatures refusées ou abandonnées

Les données d’une candidature refusée ou abandonnée sont conservées pendant douze mois à compter de la clôture des candidatures pour l’édition concernée.

Une conservation distincte au titre des actualités n’est possible que si vous avez choisi de les recevoir.

Participation au Programme

Les données nécessaires au suivi d’une candidature acceptée et de la participation sont conservées jusqu’à douze mois après l’événement concerné.

À l’issue de cette période, les seuls éléments nécessaires à la preuve des engagements ou à la défense des droits peuvent être archivés pendant cinq ans à compter de la fin de la relation concernée, sous réserve d’un autre délai légal applicable. En cas de litige, les éléments nécessaires peuvent être conservés jusqu’à son règlement définitif.

Cette durée ne s’applique pas automatiquement au compte Alvarum, aux dons ou aux documents comptables et fiscaux.

Représentants des Associations

Les coordonnées nécessaires à la gestion de la participation d’une Association sont conservées pendant la relation avec celle-ci.

Lorsqu’elles sont utilisées pour des communications professionnelles, elles sont conservées au maximum trois ans à compter de la fin de la relation ou du dernier contact actif du représentant, sauf opposition antérieure.

Les documents nécessaires à la preuve des engagements sont archivés séparément pendant cinq ans à compter de la fin de la relation, sous réserve des obligations légales et des litiges en cours.

Dons et documents comptables ou fiscaux

Les informations relatives aux dons, aux paiements et aux reçus fiscaux sont conservées par chaque acteur conformément aux obligations qui lui sont applicables.

Les durées correspondantes sont précisées dans la politique de confidentialité d’Alvarum, celle de l’Association bénéficiaire et, le cas échéant, celle du prestataire de paiement.

Données techniques et cookies

Les journaux techniques du site sont conservés pendant six mois, sauf conservation limitée d’extraits nécessaires à l’analyse d’un incident de sécurité.

Le choix d’acceptation ou de refus des cookies est mémorisé pendant six mois. Les durées des autres traceurs sont précisées à l’article 12.

Traitements propres aux Associations et à Alvarum

Les Associations déterminent et communiquent les durées applicables à leurs traitements propres.

La conservation du compte utilisateur et des données propres aux services Alvarum relève de sa politique générale de confidentialité.

Le site utilise des traceurs nécessaires à son fonctionnement, notamment pour mémoriser vos choix de confidentialité.

Les traceurs de mesure d’audience et de mesure publicitaire soumis à consentement ne sont activés qu’après votre accord. Le fait de faire défiler une page ou de poursuivre la navigation ne vaut pas consentement.

Vous pouvez accepter ou refuser ces traceurs et modifier votre choix depuis le lien « Cookies » en pied de page. Le refus n’empêche ni l’accès au site ni le dépôt d’une candidature.

Des pixels peuvent être utilisés pour mesurer les campagnes de promotion du Programme et, le cas échéant, proposer des publicités adaptées. Ils sont activés uniquement avec votre consentement. Le module de gestion des cookies précise leurs finalités, les acteurs concernés et les durées applicables. Cadence Running United est identifiée comme responsable lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens essentiels du suivi publicitaire ; les éventuelles responsabilités conjointes y sont également précisées.

Le cookie mémorisant votre choix est utilisé aussi bien en cas d’acceptation que de refus. Il ne sert pas à des fins publicitaires.

Les durées des traceurs et de conservation des données recueillies sont indiquées dans le module de gestion des cookies.

Le retrait du consentement empêche la poursuite des opérations soumises à ce consentement. Les cookies déjà présents peuvent également être supprimés depuis les réglages du navigateur.

Les choix applicables aux autres sites et plateformes sont présentés sur les services concernés.

Lorsque Google Analytics ou les outils publicitaires de Meta sont activés avec votre consentement, leur utilisation peut entraîner des transferts de données en dehors de l’Espace économique européen. Les acteurs concernés, les garanties applicables et les modalités pour les consulter sont précisés dans le module de gestion des cookies, accessible depuis le lien « Cookies » en pied de page.

Lorsque de tels transferts ont lieu, l’acteur responsable s’assure de l’existence d’un mécanisme approprié : décision d’adéquation applicable, clauses contractuelles types de la Commission européenne ou autre garantie prévue par la réglementation.

Les informations propres aux traitements réalisés par l’organisateur de l’épreuve et sa plateforme d’inscription figurent dans la politique de confidentialité de l’événement.

Alvarum met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données traitées sur le site et dans sa plateforme contre la perte, l’altération, la divulgation et l’accès non autorisé. Cadence Running United assure les mesures qui lui incombent pour les éventuels traitements liés à ses campagnes publicitaires.

Les échanges avec le site sont protégés par une connexion HTTPS.

Les Associations assurent la sécurité des données auxquelles elles accèdent et qu’elles traitent sous leur responsabilité.

Selon les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données ;
• leur rectification ;
• leur effacement ;
• la limitation de leur traitement ;
• leur portabilité, lorsqu’elle est applicable.

Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière et, à tout moment, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements effectués avant ce retrait.

Vous pouvez également définir des directives concernant le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits ou poser une question :

• Alvarum, contact principal pour le site et le parcours Dossards Engagés : rgpd@alvarum.com ;
• Cadence Running United, uniquement pour les traitements liés à ses campagnes publicitaires : contact@cadence-run.com ;
• Association concernée : coordonnées figurant sur sa page ou sa politique de confidentialité.

Si votre demande concerne les traitements d’un autre acteur, vous serez orienté vers l’interlocuteur compétent.

Une information complémentaire permettant de vérifier votre identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, sur www.cnil.fr ou à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Cette politique peut évoluer pour tenir compte des modifications du site, du Programme ou des traitements de données.

La version en vigueur et sa date de mise à jour sont accessibles sur le site. En cas de modification substantielle, les personnes concernées sont informées selon des modalités adaptées.